1. Da PC o Mac collegarsi al sito www.deepapp.it (raccomandiamo di utilizzare un browser aggiornato).
2. Dal menu in alto a destra cliccare su Area Clienti e selezionare DEEP ECM (fig. 1).
3. Login:
   1. Login – Inserire le proprie credenziali e fare clic su Login (fig. 1.1);
   2. Login relatori – accesso riservato ai relatori dove potranno consultare tutte le domande del pubblico che sono state moderate e visionare le risposte ai poll;
   3. Login iscritti – tipicamente per i PM o gli ISF per avere una visione sulle numeriche di iscrizione e posti disponibili.

HOME PAGE BACK OFFICE DEEP ECM

Al login viene visualizzata la propria Home Page (fig. 2) con l'elenco dei propri eventi.

In questa sezione è possibile:

• Visionare il database partecipanti;
• creare un nuovo evento;
• modificare o eliminare un evento già esistente;
• accedere al pannello dettaglio che gestisce le fasi pre/durante/post evento (lista iscritti, QR code, Interazioni etc). Questa sezione è attiva quando la fase di creazione e/o modifica dell'evento è stata completata con click su "Crea Evento" (ultimo step). Se l'icona non fosse attiva, completare correttamente la predetta fase.

DATABASE DISCENTI

1. Dalla home page del back office di DEEP cliccare su Database (fig. 2.1);
2. La lista che viene evidenziata rappresenta l'elenco dei partecipanti a tutti gli eventi dell'organizzatore;
3. La lista può essere filtrata attraverso la funzionalità di Cerca (fig. 2.2). I filtri possibili sono quelli dell'intestazione della lista (es: Biologo);
4. La lista che appare a video può essere copiata, stampata o esportata in formato csv, excel, pdf (fig. 2.2).
5. Elenco dei campi esportabili:
   1. Nome
   2. Cognome
   3. Codice Fiscale
   4. E-mail
   5. Cellulare
   6. Provincia di Residenza
   7. Comune di Residenza
   8. Professione
   9. Disciplina

CREARE UN NUOVO EVENTO

1. Dalla home page del back office di DEEP cliccare su Crea nuovo evento (fig. 3);
2. Per la creazione dell'evento verremo guidati in 6 step;
3. Verificare contrattualmente se abilitati a creare nuovi eventi e di quale tipologia: RES, FAD.

STEP 1: EVENTO (fig. 4)

Compilando i campi si definiscono le informazioni di base (titolo, date etc).

Varie:

• Titolo;
• Descrizione/razionale evento;
• Obiettivo formativo;
• Tipologia formativa (Se abilitato): Selezionare se l'evento è accreditato Agenas Residenziale, FAD Sincrona o Asincrona. N.B.: La selezione è disabilitata nel momento in cui verranno abilitate le risposte al questionario di apprendimento;
• Numero pax: numero massimo di possibili iscrizioni, in caso di esubero al discente appare il messaggio di raggiunto numero massimo e arriverà una mail di avviso all'indirizzo indicato in basso alla pagina nel campo "E-mail per notifiche";
• Sito web e sito sponsor: inserire il link ad un sito web che si desidera pubblicare all'interno dell'app, nel caso di multisponsor creare una landing page con tutti i loghi;
• nome sponsor: il nome dello sponsor che ha promosso l'evento (comparirà nel Questionario di Valutazione alla domanda specifica sull'influenza dello sponsor). In caso di multisponsor è facoltà del provider inserire i nomi di tutti gli sponsor o la dicitura generica sponsor;
• nome e indirizzo Provider: informazioni necessarie per la personalizzazione dell'informativa sulla privacy essendo il provider il titolare dei dati;
• crediti e ore formative: informazioni che appariranno sia sulla landing page che sull'app evento;
• agenda evento: caricare un file PDF contenente l'agenda dell'evento (N.B.: può essere su più pagine);
• professioni/discipline: sono informazioni tabellari provenienti dai file di Agenas; nel caso di Medico Chirurgo è possibile inserire – tramite apposita selezione – "Tutte le discipline". Inoltre sull'app sarà sempre possibile selezionare professione/disciplina "Uditore" per consentire l'iscrizione anche a partecipanti non interessati ai crediti formativi;
• sotto eventi: fino a 10 sottoeventi per ogni data evento;
• email per notifiche: inserire la mail dove ricevere le notifiche al raggiungimento del numero massimo di iscritti all'evento.

Al termine, click su Conferma (in alto a destra).

STEP 2: LOCATION (fig. 5)

Per EVENTI RES

La compilazione dei vari campi forniscono le informazioni sulla location.

Per EVENTI FAD

Compilare i campi obbligatori con valori "fittizi" e flaggare nello step di layout "Nascondi icona".

Una volta inseriti i dati cliccare su Conferma (in alto a destra).

STEP 3: RELATORI (fig. 6)

Si possono inserire fino a 200 relatori. Per eventuale necessità particolari contattare IIS.

Per inserire un nuovo relatore: click su Aggiungi relatore (cerchiato in rosso, 1).

• Codice Fiscale: inserire un codice fiscale formalmente corretto e univoco.
• ELENCO DEI CAMPI OBBLIGATORI AI FINI DELLA CREAZIONE DEL FILE XML AGENAS PER ASSEGNAZIONE CREDITI AI DOCENTI:
  • Nome
  • Cognome
  • Codice fiscale
  • Ruolo
  • Crediti formativi: nel caso non si volessero/potessero assegnare crediti ai relatori digitare 0. N.B.: Si assegna zero anche nel caso che il docente decida di acquisire i crediti come partecipante, in questo caso si assegna zero crediti come relatore e si indica allo stesso di accedere come normale discente procedendo su tutto il percorso ECM
  • Reclutamento sponsor
  • Nome sponsor: se SI campo "Reclutamento sponsor"
  • Professione – Disciplina

Al termine, click su Conferma (in alto a destra).

STEP 4: INFO (fig. 7)

In questo step si ha la possibilità di arricchire l'App con informazioni di varia natura.

Al termine, click su Conferma (in alto a destra).

Ogni sezione ha un numero sufficiente, ma non illimitato di caratteri e tag da inserire.

STEP 5: GALLERY (fig. 8.2)

In questo step è possibile rendere disponibili sull'app:

• documenti PDF (slide, testi, etc...);
• immagini (formati supportati: jpg, png o gif);
• video (formati supportati: mp4);
• audio (formati supportati: mp3);

Per aggiungere un file multimediale cliccare su Aggiungi, inserire il titolo del contenuto da caricare e cliccare su scegli file. Una volta scelto il file, cliccare su Conferma (fig. 8.1).

STEP 6: LAYOUT (fig. 9).

In questo step si personalizza il layout sia graficamente che in termini di home page. Si possono caricare immagini per:

• logo dell'evento che comparirà nella testata dell'App (dimensioni richieste: 2048x600 px);
• icone delle singole sezioni che compariranno in Home dell'App (dimensioni richieste: 600x600 px). Le icone dei bottoni possono essere tutte uguali o diverse selezionando l'apposito flag.

Si possono inoltre personalizzare:

• colore del testo "nome icona";
• posizione del testo "nome icona" (di default in mezzo alle icone);
• nome della sezione;
• nascondere una o più sezioni nella Home Page (spuntare la casella della sezione che si desidera nascondere);
• colore dello sfondo della Home Page, per ottenere uno sfondo sfumato inserire 2 colori diversi;
• lingua dell'App (Italiano, inglese);

Al termine, cliccare su Conferma.

RIEPILOGO (fig. 10)

Vengono riepilogati tutti i dati inseriti dell'evento.

• Per vedere il layout su dispositivi mobile: Cliccare su Visualizza Anteprima App (cerchiato in rosso, 1);
• Per effettuare modifiche: cliccare su modifica nella sezione desiderata (cerchiate in rosso, 3).

Al termine, cliccare su Crea Evento (cerchiato in rosso, 2).

PIN EVENTO (fig. 11)

Al termine della creazione dell'evento, vengono generati automaticamente il PIN evento e il PIN relatori (V. cap. 17).

Il PIN rappresenta il codice per poter accedere alla specifica App Evento e che deve essere comunicato all'invitato.

I PIN sono modificabili a propria scelta cliccando su modifica Pin (minimo 4 caratteri). Il PIN evento non considera differenze tra maiuscolo e minuscolo al fine di facilitare l'accesso ai partecipanti.

Oltre ai PIN evento si genera il PIN di accesso all'area Relatore che descriveremo nei prossimi capitoli.

In questa fase è generato il sito web di presentazione che può essere inviato al partecipante e visualizzato all'indirizzo cerchiato in rosso in Figura 11.

MODIFICARE UN EVENTO

1. Dalla home page del back office di DEEP ECM cliccare su Modifica (cerchiato in rosso) dell'evento che si desidera modificare (fig. 12).
2. Per modificare l'evento verremo guidati nei 6 step visti in precedenza per la creazione di un nuovo evento.
3. Le modifiche saranno pubblicate sulle App dei partecipanti solo al termine dei 6 step avendo cliccato su CREA EVENTO.